Ein Messe-Kit sieht auf dem Stand selbstverständlich aus: eine Mappe mit Katalog, ein Block, ein Stift, ein Produktmuster, eine Preiskarte, alles in einem bedruckten Karton. Dahinter stehen meist drei Lieferanten, die unabhängig voneinander liefern, und ein fester Termin, der sich nicht verschieben lässt – der Anlieferschluss beim Messespediteur. Wer vorwärts plant, von der Druckfreigabe aus, merkt oft zu spät, dass eine Komponente fehlt. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie vom Messetermin rückwärts planen, wie die Stückliste aufgebaut sein sollte und wie Kits für Stand und Außendienst getrennt kartoniert werden.
Welche Komponenten gehören in ein Messe-Kit und wer liefert sie?
Ein typisches Messe-Kit besteht aus 4 bis 6 Komponenten, die von der Druckerei, vom Werbemittellieferanten und aus dem eigenen Lager des Kunden kommen. Jede Quelle hat eigene Lieferzeiten und eigene Fehlerquellen.
| Komponente | Lieferant | typische Fehlerquelle |
|---|---|---|
| Katalog, Preiskarte, Einladung | Druckerei | Nachdruck nach Korrekturen verschiebt den Liefertag |
| Versandkarton oder Kit-Box | Druckerei oder Verpackungshersteller | kommt flach, Größe passt erst mit allen Teilen |
| Stift, Block, Tasse, USB-Stick | Werbemittellieferant | Veredelung beim Lieferanten dauert länger als geplant |
| Produktmuster oder Dummy | Kunde aus eigenem Lager | Menge oder Sorte weicht von der Stückliste ab |
| Anschreiben, Visitenkarte | Kunde oder Agentur | kommt als Letztes, oft erst nach dem Erstmuster |
Wir drucken nicht: Stanzteile, Flyer und Karten kommen fertig gedruckt und gestanzt von Ihrer Druckerei, Dispenser, Gummizüge und Give-aways von Ihrem Werbemittellieferanten. Stellt die Agentur Komponenten mit Verkaufsware zu Sets zusammen, ist das ein Fall für die Zusammenstellung mit Ware auf apool.de.
Welche Spalten braucht eine Stückliste für Messe-Kits?
Die Stückliste für ein Messe-Kit braucht neben Bezeichnung und Menge vor allem Lieferant, Liefertermin, Reserve und Einzelgewicht – daraus entstehen Wareneingangsplan und Sollgewicht je Kit. Ohne Gewicht lässt sich die Vollständigkeit eines geschlossenen Kits später nicht prüfen.
| Pos. | Komponente | Lieferant | je Kit | Liefermenge inkl. Reserve | spätester Liefertag | Gewicht |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Kit-Box, flach | Verpackungshersteller | 1 | 820 | T − 13 | 118 g |
| 2 | Katalog A4 | Druckerei | 1 | 820 | T − 12 | 164 g |
| 3 | Block A5 mit Stift | Werbemittellieferant | 1 | 815 | T − 13 | 96 g |
| 4 | Produktmuster | Kunde | 2 | 1.620 | T − 12 | 2 × 22 g |
| 5 | Preiskarte | Druckerei | 1 | 830 | T − 12 | 6 g |
| Sollgewicht je Kit | 428 g ± 5 g |
T ist der Anlieferschluss beim Messespediteur, die Zahlen gelten für 800 Kits und Arbeitstage. Die Reserve liegt bei empfindlichen Druckteilen etwas höher als bei robusten Werbeartikeln. Das Sollgewicht prüfen wir am Erstmuster und bei jedem Kit auf der Tischwaage.
Wie plant man ein Messe-Kit rückwärts vom Anlieferschluss?
Man beginnt beim Anlieferschluss des Messespediteurs und zieht Transport, Ausgangskontrolle, Serie, Erstmuster und Wareneingang ab; heraus kommt der späteste Liefertag für jeden Lieferanten. Die folgende Tabelle zeigt einen realistischen Plan für 800 Kits in Arbeitstagen.
| Schritt | Dauer | Stand |
|---|---|---|
| Anlieferung beim Messespediteur | fester Termin | T |
| Transport mit Partnerspedition, Abholung binnen 24 h organisiert | 1–2 Tage | ab T − 2 |
| Ausgangskontrolle und Kartonieren je Empfänger | 1 Tag | T − 3 |
| Serie (44 Arbeitsstunden auf mehrere Plätze verteilt) | 1–2 Tage | T − 5 |
| Freigabe des Erstmusters durch Sie | 1–2 Tage | T − 7 |
| Erstmuster aus Originalteilen mit Fotos | 2–5 Tage | zwischen T − 12 und T − 7 |
| Wareneingang aller Lieferanten, Zählung und Foto | 1–3 Tage | abgeschlossen bis T − 12 |
Der Plan hat bewusst Luft zwischen Wareneingang und Serie. Kommt ein Lieferant einen Tag zu spät, verschiebt sich nicht gleich der Messetermin. Wird es trotzdem knapp, helfen Zusatzschichten – Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen nehmen wir an; Samstag und Sonntag kosten 25 % Aufschlag auf die reinen Arbeitsstunden. Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.
Was passiert, wenn ein Lieferant zu spät oder zu wenig liefert?
Wir melden Fehlmengen noch am Tag des Wareneingangs mit Foto und Zählung, damit Sie oder Ihr Lieferant nachsteuern können, bevor die Serie beginnt. Drei Wege haben sich bewährt:
- Teilstart: Kits ohne die fehlende Komponente werden vorbereitet und offen gelagert, die Komponente wird später eingelegt, wenn Sie das freigeben.
- Mengen umplanen: Fehlt ein Teil nur für einen Teil der Kits, gehen zuerst die Stand-Kits vollständig raus, die Außendienst-Kits folgen.
- Direktlieferung: Der Lieferant schickt die fehlende Komponente direkt an den Messespediteur; wir legen dann eine entsprechende Notiz in jeden Karton.
Beschädigte Stanzteile, fehlerhafte Dispenser und Fehlmengen zählen wir beim Wareneingang, halten sie im Protokoll mit Foto fest und melden sie vor dem Start; fehlerhafte Stücke gehen mit der Rücklieferung an Sie zurück oder werden nach Ihrer schriftlichen Vorgabe ausgesondert – Nachdruck und Nachlieferung veranlassen Sie.
Wie werden Kits für Stand und Außendienst getrennt kartoniert?
Stand-Kits gehen gesammelt an den Messespediteur, mit Halle, Standnummer und seinem Anlieferetikett; Außendienst-Kits gehen einzeln oder in kleinen Kartons an jede Adresse. Für beide gibt es eine eigene Packliste.
| Empfänger | Kartonierung | Kennzeichnung | Versand |
|---|---|---|---|
| Messestand | 20 Kits je Umkarton auf Palette | Messe, Halle, Standnummer, Aussteller, Etikett des Messespediteurs | Partnerspedition |
| Außendienst | 2–10 Kits je Karton | Name und Anschrift aus Ihrer Liste, Lieferschein | Ihr Paketdienst |
| Zentrale Marketing | Reserve-Kits und lose Reserve | Lieferschein mit Bestandsangabe | mit der Palette oder als Paket |
Auf Wunsch liefern wir neutral: Der Lieferschein trägt nicht den Namen APOOL WERKE, und Adressen und Lieferscheine je Empfänger drucken wir aus Ihrer Liste – für Messe, Außendienst oder Filialen. Wie die Mengenmeldung nach dem Versand aussieht, beschreibt der Ratgeber POS-Werbemittel filialgenau versenden. Wie Paletten zwischen Deutschland und Tschechien reisen, beschreibt APOOL WERKE unter Spedition und Abholung.
Was kostet ein Messe-Kit 2026?
Ein Messe-Kit aus 4–6 Komponenten kostet 2026 bei APOOL WERKE 0,60 € – 1,50 € inklusive Kartonieren. Die Rechner-Voreinstellung für ein Kit aus fünf Komponenten liegt bei 180 Sekunden, mit Kartonieren je Empfänger bei 200 Sekunden.
| Posten | Rechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Zusammenstellen und wiegen | 800 × 180 s | 660 € |
| Kartonieren | 800 × 20 s | 73 € |
| Arbeit gesamt | 44 h × 16,50 € | 733 € |
| je Kit | ohne Material und Transport | 91,7 ct |
Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster. Mehr zur Leistung steht auf der Seite Messe-Kits und Vertriebssets zusammenstellen. Kits mit Koffer und Schaumeinlage für Händler beschreibt die Seite Musterkoffer und Vertriebskoffer, kleine Streuartikel für die Kits die Seite Give-aways auf Trägerkarte.
Welche Angaben braucht die Anfrage für ein Messe-Kit?
Für ein Angebot binnen 24 Stunden genügen der Messetermin mit Anlieferschluss, die Stückliste oder ein Foto des Kits, die Zahl der Kits je Empfänger und die Lieferanten mit ihren geplanten Liefertagen. Den Rückwärtsplan stimmen wir dann mit Ihnen und auf Wunsch direkt mit Ihren Lieferanten ab. Die Anfrage stellen Sie über das Anfrageformular.
